Ciclo PDCA: Plan Do Check Act
Il Ciclo PDCA (acronimo di Plan, Do, Check, Act), noto anche come ciclo di Deming o ancora come ciclo di Shewart, è uno degli approcci per il miglioramento continuo aziendale.
Il suo impiego è molto ampio, va, infatti, dall’applicazione dei principi della Qualità (UNI EN ISO 9001) all’utilizzo nell’ambito progettuale, adattabile ad ogni fase dei processi aziendali, di erogazione dei servizi fino all’impiego per definire gli obiettivi strategici.
Il termine PDCA è in realtà un acronimo in cui le lettere hanno il seguente significato:
- Plan: Pianificazione;
- Do: Esecuzione di quanto pianificato nella fase Plan;
- Check: Test e controllo, studio e raccolta dei risultati e dei riscontri;
- Act: Azione per rendere definitivo e/o migliorare il processo.
Ciclo PDCA: la fase Plan (Pianificazione)
Consiste nelle definizione di ciò che deve essere fatto per risolvere un problema o migliorare un processo e nella successiva pianificazione delle azioni da svolgere.
Pertanto in questa fase è necessario stabilire gli obiettivi e i processi per fornire risultati in accordo con i risultati attesi, attraverso la creazione di attese di produzione, di completezza e accuratezza delle specifiche scelte.
Nel dettaglio le attività previste sono:
- Precisazione degli obiettivi del miglioramento da attuare;
- Raccolta dei dati relativi al problema o processo;
- Mappatura del processo utilizzando ad esempio strumenti come il diagramma di flusso;
- Individuazione delle cause principali dei vincoli da rimuovere;
- Determinazione degli interventi necessari per risolvere la situazione;
- Determinazione dei risultati attesi;
- Definizione delle responsabilità per la fase di attuazione;
- Pianificazione delle azioni da svolgere;
- Pianificazione delle risorse;
- Determinazione delle metriche per misurare i miglioramenti o gli scostamenti da quanto previsto;
Ciclo PDCA: la fase Do (Esecuzione)
Durante questa fase del Ciclo di Deming, vengono attuate le soluzioni ed i piani precedentemente definiti nella fase Plan, dapprima in contesti circoscritti. Attuare il piano, eseguire il processo, creare il prodotto. Raccogliere i dati per la creazione di grafici e analisi da destinare alla fase di “Check” e “Act”.
Nello specifico le attività da attuare in questa fase sono:
- I responsabili individuati mettono in pratica le azioni previste;
- Ogni soluzione è implementata per un periodo di prova;
- Viene verificata l’adeguatezza delle soluzioni adottate rispetto agli obiettivi attesi;
- Vengono formati i dipendenti sulle nuove modalità operative a fronte delle soluzioni adottate;
Ciclo PDCA: la fase Check (Controllo)
Successivamente alla prima applicazione delle soluzioni progettate, queste vengono sottoposte ad un controllo nel tempo per verificare la sostenibilità di quanto realizzato ed eventualmente approfondire cosa non ha funzionato.
In questa fase del PDCA occorre riprendere le attività di analisi delle cause dei problemi per individuare cosa deve essere fatto per superare le difficoltà o le anomalie che ancora persistono.
Pertanto in questa fase si avvia lo studio e la raccolta dei risultati e dei riscontri. Studiare i risultati, misurati e raccolti nella fase del “Do” confrontandoli con i risultati attesi, obiettivi del “Plan”, per verificarne le eventuali differenze. Cercare le deviazioni nell’attuazione del piano e focalizzarsi sulla sua adeguatezza e completezza per consentirne l’esecuzione. I grafici dei dati possono rendere questo molto più facile, in quanto è possibile vedere le tendenze di più cicli PDCA, convertendo i dati raccolti in informazioni. L’informazione è utile per realizzare il passo successivo: “Act”.
Ciclo PDCA: la fase Act (Agire)
Azione per rendere definitivo e/o migliorare il processo (estendere quanto testato dapprima in contesti circoscritti all’intera organizzazione). Richiede azioni correttive sulle differenze significative tra i risultati effettivi e previsti. La fase “Act” analizza le differenze per determinarne le cause e dove applicare le modifiche per ottenere il miglioramento del processo o del prodotto. Quando un procedimento, attraverso questi quattro passaggi, non comporta la necessità di migliorare la portata a cui è applicato, il ciclo di Deming può essere raffinato per pianificare e migliorare con maggiore dettaglio la successiva iterazione, oppure l’attenzione deve essere posta in una diversa fase del processo.
Una volta che le soluzioni adottate hanno dimostrato di funzionare, è opportuno procedere a:
- Standardizzare il miglioramento ottenuto applicandolo in via definitiva;
- Individuare eventuali esigenze di formazione del personale per rendere operative le soluzioni adottate;
- Continuare a monitorare la situazione ripetendo il ciclo più volte fino a raggiungere i miglioramenti desiderati;
- Individuare altre opportunità di miglioramento;
Il Ciclo di Deming è un modello per il miglioramento continuo dei processi e dei progetti, per cui, una volta raggiunti gli obiettivi iniziali, si passa a fissare nuovi obiettivi per aumentare il livello qualitativo ed abbattere le non-conformità.
